2026-03-10
CND para Licitações: Quais Certidões São Necessárias?
A regularidade fiscal como requisito para licitações
Participar de licitações públicas no Brasil é uma das formas mais sólidas de crescimento para empresas de médio porte. Contratos com o poder público oferecem previsibilidade de receita, prazos definidos e pagamento garantido. Mas para entrar nesse mercado, a empresa precisa atender a uma série de requisitos de regularidade fiscal — e o não cumprimento de qualquer um deles resulta em desclassificação imediata.
A exigência legal tem base sólida: a Lei 8.666/93 (antiga Lei de Licitações) e a Lei 14.133/21 (Nova Lei de Licitações, em vigor desde 2023) estabelecem que os licitantes devem comprovar regularidade fiscal e trabalhista como condição de habilitação. Sem as certidões corretas e dentro da validade, não há como participar do processo — independente do preço ofertado ou da qualidade técnica da proposta.
Quais certidões são obrigatórias para licitações?
A legislação federal exige as seguintes certidões para habilitação em licitações públicas:
1. Certidão Negativa de Débitos Federais e Dívida Ativa da União
Emitida conjuntamente pela Receita Federal do Brasil e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN), esta certidão comprova a regularidade em relação a todos os tributos federais administrados pela Receita: IRPJ, CSLL, PIS/PASEP, COFINS, IPI, IOF, CIDE, entre outros. Também cobre débitos inscritos em Dívida Ativa da União.
- Onde emitir: portal da Receita Federal (receita.fazenda.gov.br) ou via sistemas integrados
- Validade: 180 dias
- Observação: desde 2014, a certidão da Receita Federal e a da PGFN são emitidas conjuntamente em um único documento
2. Certidão de Regularidade do FGTS (CRF)
Emitida pela Caixa Econômica Federal, comprova que a empresa está em dia com os depósitos do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço de todos os seus empregados. É uma das certidões mais críticas para licitações, pois demonstra responsabilidade trabalhista do contratante.
- Onde emitir: portal do FGTS (fgts.caixa.gov.br) ou via Conectividade Social
- Validade: apenas 30 dias — a mais curta de todas as certidões exigidas
- Observação: dada a validade curta, é a certidão que com mais frequência vence antes da entrega dos documentos de habilitação
3. Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)
Emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST), comprova a inexistência de débitos trabalhistas inadimplidos perante a Justiça do Trabalho. Foi incluída como requisito obrigatório pela Lei 12.440/2011, que alterou a Lei 8.666/93 para incluir a regularidade trabalhista como condição de habilitação.
- Onde emitir: portal do TST (tst.jus.br/certidao)
- Validade: 180 dias
- Observação: cobre débitos de reclamações trabalhistas com sentença condenatória transitada em julgado
4. Certidão Negativa de Débitos Estaduais (SEFAZ)
Emitida pela Secretaria da Fazenda do estado onde a empresa possui inscrição estadual. Comprova regularidade em relação ao ICMS e demais tributos estaduais. Para empresas que operam em mais de um estado, pode ser necessário apresentar certidões de todos os estados de atuação.
- Onde emitir: portal da SEFAZ de cada estado
- Validade: varia por estado (geralmente 30 a 180 dias)
- Observação: algumas licitações exigem certidão apenas do estado sede da empresa; outras exigem de todos os estados de operação
5. Certidão Negativa de Débitos Municipais (CND Municipal)
Emitida pela prefeitura do município onde a empresa está sediada (ou onde o serviço será prestado, dependendo do edital). Comprova regularidade em ISS, IPTU e demais tributos municipais. É frequentemente a certidão mais esquecida — e por isso, a que mais frequentemente causa desclassificações.
- Onde emitir: portal da Secretaria de Fazenda de cada município
- Validade: varia por município (geralmente 90 a 180 dias)
- Observação: cada município tem um portal diferente. Veja a cobertura de municípios disponível em nossa página de CND Municipal
A armadilha mais comum: a CND Municipal vencida
Em nossa experiência com escritórios de contabilidade, a CND Municipal é a certidão que mais frequentemente causa problemas em processos licitatórios. O motivo é simples: as outras quatro certidões têm portais nacionais conhecidos e padronizados. A CND Municipal, não.
Empresas que operam em municípios menores frequentemente descobrem, na véspera de um processo licitatório, que o portal da prefeitura está fora do ar ou que a certidão venceu há semanas sem que ninguém percebesse. O resultado é inevitável: desclassificação por irregularidade fiscal.
O maior risco ocorre quando a empresa participa de licitação em município diferente da sua sede. Nesse caso, o edital pode exigir certidão municipal do município de execução do contrato — um portal que o contador provavelmente nunca acessou antes.
O que acontece quando uma certidão está irregular no dia da licitação?
A resposta é direta: desclassificação imediata na fase de habilitação. Isso acontece independentemente de:
- A proposta de preço ser a mais competitiva
- A empresa ter a melhor capacitação técnica
- O débito que originou a irregularidade ser de valor mínimo
- A certidão ter sido regular até dias antes do processo
A Nova Lei de Licitações (Lei 14.133/21) até prevê a possibilidade de saneamento de documentação em alguns casos, mas isso é discricionário do pregoeiro e não garante a participação. Na prática, empresas que aparecem com certidão irregular são desclassificadas.
Além da perda do contrato em si, a desclassificação pode ter impactos secundários: danos à reputação da empresa junto ao poder público, perda de pontuação em sistemas de avaliação de fornecedores e, em alguns casos, necessidade de aguardar novos processos licitatórios para aquele órgão.
Melhor prática: monitoramento contínuo, não apenas pré-licitação
Muitos contadores adotam a prática de verificar as certidões apenas quando o cliente anuncia que vai participar de uma licitação. Essa abordagem tem um problema fundamental: não é possível regularizar uma situação de débito em 24 ou 48 horas. Quitação de débitos federais, parcelamento, regularização de FGTS — todos esses processos levam dias ou semanas para refletir na certidão.
A melhor prática é o monitoramento contínuo: verificar todas as 5 certidões mensalmente, independente de haver ou não uma licitação imediata. Dessa forma, qualquer irregularidade é detectada com antecedência suficiente para regularização.
O CND em DIA implementa exatamente essa abordagem: verifica automaticamente todas as certidões nos dias 5, 15 e 25 de cada mês, e envia alertas imediatos quando qualquer status muda de Regular para Irregular. O contador é avisado antes que o problema se torne crítico.
Como automatizar o monitoramento para escritórios de contabilidade
Para escritórios que atendem empresas participantes de licitações, o monitoramento manual de certidões é insustentável em qualquer volume acima de 10 clientes. O CND em DIA foi desenvolvido para resolver esse problema.
Com o sistema, você cadastra os CNPJs dos seus clientes uma única vez e o monitoramento acontece automaticamente. O painel mostra o status atual de todas as certidões de todos os clientes em uma única tela. Quando algo muda, você recebe um e-mail imediatamente — sem precisar acessar o sistema.
Para clientes que operam em municípios cobertos pelo sistema, a CND Municipal também é monitorada automaticamente. Veja os municípios disponíveis em nossa página de cobertura municipal.